Jakie dokumenty gromadzić w aktach pracowniczych, a których się wystrzegać?

Bardzo często rodzaj dokumentu wzbudza wątpliwości, czy należy go dołączyć do akt pracowniczych i do której ich części. Dotyczy to m.in. CV czy potwierdzenia posiadanych uprawnień.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawców jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Choć ten wymóg jest firmom doskonale znany, jego prawidłowe wykonanie bywa nie lada wyzwaniem, gdy pojawiają się konkretne problemy. Jest tak szczególnie przy wciąż zmieniających się przepisach. Eksperci omawiają podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych.

Akta w pięciu częściach

Obecnie akta osobowe etatowca składają się z pięciu części oznaczonymi literami od „A” do „E”. Każda z nich jest dedykowana dokumentom o innej tematyce. Dotyczy to oczywiście tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Część pierwsza, oznaczana literą „A”, dotyczy przede wszystkim dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W tej części przechowujemy też skierowania na badania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Druga część, oznakowana literą „B”, jest zazwyczaj najobszerniejsza. To tutaj gromadzimy materiały dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu całego okresu zatrudnienia podwładnego. Lista przechowywanych w niej dokumentów jest dość obszerna i ma charakter otwarty. Jedynie przykładowo w tej części należy przechowywać:

∑ umowy o pracę,

∑ pisemne zakresy czynności / obowiązków (o ile jest sporządzony),

∑ potwierdzenie zapoznania się etatowca z...